ppt kaise bnaye | पावर पॉइंट पर कार्य कैसे करे ?

Last Updated on September 23, 2023 by Mani_Bnl

इस आर्टिकल में हम ppt kaise bnaye | पावर पॉइंट पर कार्य कैसे करे को विस्तार से जानेगे। इसलिए इस आर्टिकल को अंत तक जरूर पढ़े। इस लेख के माध्यम से आप और भी आसानी और अच्छे से इसके उपयोग को समझ सकते है। तो आइये जानते है ppt kaise bnaye | पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे ?

हमारा विश्वास है की इस आर्टिकल को पढ़ने के बाद ppt में माहिर हो जाओगे।

PPT का Full Form क्या है

• PowerPoint Presentation
• Program Performance Test
• Production Prove Out Test
• People Process Technology
• Parts Per Thousand
• Pre Placement Talk
• Project Placement And Training
• Post Production Test Etc.

ppt kaise bnaye | पावर पॉइंट पर कार्य कैसे प्रारम्भ करे ?

ppt बनाने के लिए सबसे पहले आप पावर पॉइंट ओपन करे निचे दिए गए तरीको से

अन्य सभी प्रोग्रामों की तरह पावर पॉइंट को भी आप उसके आइकॉन (Icon) को डबल क्लिक करके प्रारम्भ कर सकते है, यदि वह आपके डेस्क टॉप पर हो। यदि आपके डेस्क टॉप पर एमएस-ऑफिस का शॉर्टकट बार है, तो उसमें पावर पॉइंट बटन को क्लिक करके भी यह प्रोग्राम प्रारम्भ कर सकते है।

एक तरीका Start मेन्यू से Programs या एमएस-ऑफिस के मेन्यू में जाकर पावर पॉइंट प्रारम्भ करने का भी है। जो भी आपको सुविधाजनक लगती हो, उसी विधि का उपयोग कीजिए। 

पावर पॉइंट प्रोग्राम प्रारम्भ करने पर यदि आपको कोई टिप (Tip) दिखायी जाती है तो उससे बाहर निकलने के लिए OK बटन क्लिक कीजिए।

इससे बाहर निकलते ही या बिना टिप दिखाये ही आपकी स्क्रीन पर पावर पॉइंट प्रोग्राम की मुख्य विंडो आ जाएगी और उसमें पावर पॉइंट का मुख्य डायलॉग बॉक्स की तरह दिखाई देगा। 

इस डायलॉग बॉक्स से या तो आप एक नया प्रस्तुतीकरण तैयार कर सकते है या किसी पुराने प्रस्तुतीकरण की खोल सकते है। इसमें दिए गए विकल्प Auto Content Wizard की सहायता से आप अपना प्रस्तुतीकरण जल्दी और आसानी से बना सकते है। इसके लिए पहला रेडियो बटन सेट कीजिए और OK बटन को क्लिक कीजिए।

इससे यह प्रोग्राम प्रारम्भ हो जाएगा। वैसे इसे File मेन्यू का New आदेश देकर उसके डायलॉग बॉक्स में Presentation टैब शीट में Auto Content Wizard विकल्प चुनकर OK को क्लिक करके भी प्रारम्भ किया जा सकता है। 

ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड (Auto Content Wizard):-

यह एक ऐसा प्रोग्राम है जो अपने प्रस्तुतीकरण की सामग्री तय करने में आपकी मदद करता है। यह आपसे कई प्रश्न पूछता है और उनके उत्तरों के आधार पर पहले से परिभाषित टेम्पलेटों का उपयोग करके आपके लिए स्लाइडें तैयार करता है। 

इस डायलॉग बॉक्स के बाएं भाग में एक छोटा सा फ्लोचार्ट है, जिससे पता चलता है कि यह प्रोग्राम कई डायलॉग बॉक्सों के माध्यम से आपसे अपने प्रस्तुतीकरण के बारे में कई जानकारियां प्राप्त करता है, जैसे प्रस्तुतीकरण का प्रकार (Presentation Type), प्रस्तुतीकरण की विधि (Presentation Style) तथा प्रस्तुतीकरण के विकल्प आदि।

इन जानकारियों के आधार पर ही आपका प्रस्तुतीकरण तैयार करने में आवश्यक सहायता की जाती है। प्रत्येक बार अगले डायलॉग बॉक्स पर आने के लिए Next> बटन को कीजिए और यदि पिछले डायलॉग बॉक्स पर जाना चाहें तो <Back> बटन को क्लिक करना चाहिए। Next>बटन को क्लिक करने पर आपको अगला डायलॉग बॉक्स की तरह प्राप्त होगा। 

इसमें विभिन्न प्रकार के प्रस्तुतीकरणों को कई श्रेणियों में बाँट कर दिखाया जाता है। आप जिस श्रेणी का प्रस्तुतीकरण तैयार करना चाहते है, उस श्रेणी के पुश बटन को क्लिक कीजिए। इससे उस श्रेणी के प्रस्तुतीकरणों  की एक सूची दायीं ओर के लिस्ट बॉक्स में दिखायी जाएगी।

आप इनमें से अपनी पसंद कर प्रकार चुन सकते है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी छोटी-मोटी ट्रेनिंग के लिए एक प्रस्तुतीकरण तैयार करना चाहते है, तो General श्रेणी का Generic विकल्प चुन लीजिए। अपना चुनाव करके Next बटन को क्लिक कीजिए। 

इसके बाद तीसरा डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा, जिसमें प्रस्तुतीकरण की स्टाइल के बारे में पूछा जाएगा। इसमें 5 विकल्प बटन अथवा रेडियो बटन है। यदि आप अपने कंप्यूटर की स्क्रीन पर ही प्रस्तुतीकरण करना चाहते है, तो आपको पहला रेडियो बटन On-Screen Presentation क्लिक करके चुनना चाहिए।

उचित विकल्प चुनकर Next बटन क्लिक करने पर ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड का चौथा डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में आप प्रस्तुतीकरण का शीर्षक (Title) तथा प्रत्येक स्टाइल में शामिल होने वाली अन्य सूचनाएँ, जैसे फुटर (Footer), सुधारने की तिथि तथा स्टाइल नंबर डालने का विकल्प भर सकते है।

इन्हें भरकर Next> बटन क्लिक करने पर आपकी स्क्रीन पर ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड का अंतिम डायलॉग बॉक्स दिखाया जाएगा, जिसमें Finish बटन को क्लिक करने पर आप ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड प्रोग्राम द्वारा तैयार किया गया प्रस्तुतीकरण पावर पॉइंट की विंडो में देख सकते है।

यदि आप आउट लाइन व्यू में नहीं है, तो उचित बटन को क्लिक करके इस व्यू को ओपन कीजिए। इसमें दाएं भाग में स्लाइड मिनिएचर (Slide Miniature) की विंडो भी दिखाई जाती है, जिसमें प्रत्येक स्लाइड का रंग आदि छोटे रूप में देखा जा सकता है। 

प्रस्तुतीकरण को सुधारना (Editing the Presentation):-

ऑटो कॉन्टेन्ट विज़ार्ड प्रोग्राम द्वारा जो प्रस्तुतीकरण बनाया जाता है, वह आपके द्वारा दिए गए उत्तरों के आधार पर पहले से निर्धारित या भरे हुए नमूनों के अनुसार तैयार किया जाता है। आप इसमें अपनी आवश्यकतानुसार सुधार कर सकते है। यह कार्य करने के लिए आउट लाइन व्यू सर्वश्रेष्ठ है।

इसमें किसी भी टेक्स्ट को एमएस-वर्ड की तरह सामान्य तकनीकों द्वारा सरलता से सुधार या हटा सकते है अर्थात सम्पादित कर सकते है। इसमें नया टेक्स्ट या नयी स्लाइडें भी जोड़ी जा  सकती है। 

किसी लाइन को या उसके किसी भाग को सम्पादित करने के लिए उसे माउस पॉइंटर से ड्रैग (Drag) करके चुन लीजिए या डबल क्लिक कीजिए और चुन लेने पर उस पर इच्छानुसार क्रियाएँ कीजिए। 

डिज़ाइन टैम्प्लेटों का उपयोग (Using Design Templates):-

वैसे तो आप अपने प्रस्तुतीकरण की बैक ग्राउण्ड, टाइप स्टाइल तथा अन्य डिज़ाइनें स्वयं बदल सकते है, परन्तु जब आप सभी स्लाइडों का रूप एक साथ बदलना चाहते है और एक जैसा रखना चाहते है, तो मास्टर स्टाइल बदलना सबसे अच्छा है। आप डिज़ाइन टैम्प्लेट किसी भी समय बदल सकते है और अपना प्रस्तुतीकरण अलग-अलग रूपों में देख सकते है ताकि आप उनमें से सबसे अच्छा लगने वाला रूप चुन सकें। 

प्रस्तुतीकरण की डिज़ाइन टैम्प्लेट बदलने के लिए या चुनने के लिए अग्रलिखित क्रियाएँ है :-

1. अपना प्रस्तुतीकरण खोलिए। 
2. Format मेन्यू में Apply Design Template आदेश दीजिए। जिससे स्क्रीन पर अप्लाई डिज़ाइन टैम्प्लेट का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। इस डायलॉग बॉक्स में Presentation Designs फोल्डर को खोलिए, यदि वह पहले ही खुला न हो। 
3. इस डायलॉग बॉक्स के बाएं भाग में डिज़ाइन टैम्प्लेटों के नाम तथा दाएं भाग में उनका नमूना दिखाया जाता है। आप स्क्रॉल करते हुए सभी नमूनों को देख  सकते है। जो भी डिज़ाइन पसंद आए उस पर रूप जाइए और Apply बटन को क्लिक कीजिए। 
4. ऐसा करते ही आप अपने प्रस्तुतीकरण में लौट आएंगे और देखेंगे कि आपकी सभी स्लाइडों की डिज़ाइन बदल कर आपके द्वारा चुनी हुई डिज़ाइन जैसी हो जाएगी। 

यह भी हो सकता है कि नयी डिज़ाइन लागू करने में आपकी कुछ स्लाइडों का रूप बिगड़ गया हो, जैसे शीर्षक छोटे-बड़े हो गए हो या चित्र मैटर के ऊपर हो गया हो। इससे बचने के लिए आपको प्रत्येक स्लाइड को बड़े आकार में अर्थात स्लाइड व्यू में ध्यान से देखना चाहिए और जहां आवश्यक लगे सुधार कर लेना चाहिए। 

मास्टर  स्लाइड में परिवर्तन करने के लिए निम्नलिखित क्रियाएँ कीजिए। 

1. अपना प्रस्तुतीकरण खोलिए। 
2. View मेन्यू में Master आदेश के मेन्यू में Slide Master आदेश दीजिए। 
3. इस स्लाइड मास्टर में कई तत्व है। आप जिस तत्व करना चाहते है, उसे क्लिक कीजिए और एमएस-ऑफिस की तकनीकों का प्रयोग करके उसकी स्टाइल, फॉण्ट, रंग, आकार आदि में परिवर्तन कीजिए। 
4. किसी तत्व को दूसरे स्थान  लगाने के लिए उसे माउस पॉइंटर से पकड़कर खींच ले जाइये और उचित स्थान पर लगा दीजिए। 
5. किसी तत्व का आकार बदलने के लिए उसे क्लिक करके उसके काले हैंडिलो को माउस पॉइंटर द्वारा पकड़कर खींचते हुए उचित स्थान पर सेट कर दीजिए। जैसा किसी चित्र आदि के साथ किया जाता है। 
6. आप चाहे तो मास्टर स्लाइड में कोई चित्र, जैसे लोगो भी जोड़ सकते है। यह चित्र प्रस्तुतीकरण की सभी स्लाइडों पर दिखायी पड़ेगा। 
7. सभी आवश्यक परिवर्तन करने के बाद व्यू बदलकर स्लाइड व्यू ओपन कीजिए और एक-एक करके सभी स्लाइडों को देखिये, ताकि किसी स्लाइड का रूप बिगड़ न गया हो। जहां आवश्यक लगे सुधार कीजिए। 

इस प्रकार आप अपने प्रस्तुतीकरण के लिए सुंदर मास्टर स्लाइड तैयार कर सकते है। 

नयी स्लाइड जोड़ना (Adding Slides):-

आप आउटलाइन व्यू, स्लाइड व्यू या स्लाइड सॉर्टर व्यू में रहते हुए नयी स्लाइडें जोड़ सकते है। नयी स्लाइडें हमेशा वर्तमान स्लाइड के ठीक बाद जोड़ी जाती है। इसको स्लाइड सॉर्टर व्यू में अधिक सरलता से देखा जा सकता है, लेकिन तीनों व्यू में प्रक्रिया एक ही है, जो कि निम्नलिखित प्रकार से है :-

• आउटलाइन व्यू या स्लाइड व्यू या स्लाइड सॉर्टर व्यू में आइये। 
• जहां आप नयी स्लाइड जोड़ना चाहते है, उससे ठीक पहले ही स्लाइड को क्लिक करके उसे  वर्तमान स्लाइड बनाइये।
• Insert मेन्यू में New Slide आदेश दीजिए या स्टैण्डर्ड टूल बार में Insert New Slide बटन क्लिक कीजिए। 
• यदि आप आउटलाइन व्यू में है तो पावर पॉइंट वर्तमान स्लाइड के लेआउट के आधार पर ही नयी स्लाइड जोड़ लेता है। यदि आप स्लाइड या स्लाइड सॉर्टर व्यू में है, तो New Slide का डायलॉग बॉक्स दिया जाता है, जिसमें आप एक लेआउट चुनकर OK बटन को क्लिक करते है, जिससे चुने हुए लेआउट के अनुसार एक नयी स्लाइड जोड़ दी जाती है। 
• यदि आप स्लाइड व्यू या स्लाइड सॉर्टर व्यू में है, तो स्क्रीन पर आपके द्वारा चुने गए लेआउट के अनुसार एक खाली स्लाइड दिखायी जाती है। इसके विभिन्न भागों को क्लिक करके आप उनमें कोई भी सामग्री टेक्स्ट, चित्र आदि भर सकते है। उदाहरण के लिए, यदि आपने डायलॉग बॉक्स में तीसरी पंक्ति का पहला लेआउट चुना है, जिसमें बायीं ओर बुलेट लिस्ट के साथ दायीं ओर एक चित्र है, तो खाली स्लाइड ओपन हो जाएगी। 

स्लाइड का लेआउट बदलना (Changing Slide Layout):-

यदि आप अपनी किसी स्लाइड का लेआउट बदलना चाहते है, तो स्लाइड या स्लाइड सॉर्टर व्यू में उस स्लाइड को चुनकर Format मेन्यू में Slide Layout आदेश दीजिए। इससे आपको स्लाइड लेआउट का डायलॉग बॉक्स प्राप्त होगा, और New Slide डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। इससे आपकी स्लाइड का लेआउट चुने हुए नए लेआउट के अनुसार बदल जाएगा। 

स्लाइड हटाना (Deleting Slides):-

अपने प्रस्तुतीकरण से किसी स्लाइड को हटाने के लिए किसी भी व्यू में उसे चुन लीजिए और Edit मेन्यू का Delete Slide आदेश दीजिए। इससे वह स्लाइड गायब हो जाएगी। 

यहां सावधानी रखने की आवश्यकता है, क्योकि पावर पॉइंट स्लाइड हटाने की पुष्टि नहीं करता। अंत: एक बार हटायी गयी स्लाइड Undo द्वारा तभी प्राप्त की जा सकती है।  

पावर पॉइंट में टेक्स्ट पर कार्य (Working with Text in Powerpoint):

यो तो पावर पॉइंट स्वत: ही आपके प्रस्तुतीकरण के टेक्स्ट को अच्छी तरह लगा देता है, लेकिन यदि आप अपने प्रस्तुतीकरण को और अधिक सुन्दर तथा बाकी से अलग बनाना चाहते है, तो पावर पॉइंट की अनेक विशेषताओं का लाभ उठाकर वैसा कर सकते है। यहां हम कुछ मुख्य-मुख्य क्रियाओं के बारे में बताएंगे। 

टेक्स्ट सुधारना तथा सरकाना (Editing and Moving Text):

पावर पॉइंट में टेक्स्ट पर कार्य करना एमएस-वर्ड से बहुत मिलता जुलता है। आप आउटलाइन व्यू, स्लाइड व्यू या सामान्य व्यू में रहते हुए टेक्स्ट पर कार्य कर सकते है। पावर पॉइंट में टेक्स्ट को टाइटल ऑब्जेक्ट्स (Title objects) तथा बॉडी ऑब्जेक्ट्स (Body Objects) में रखा जाता है।

ये स्लाइडों पर आयताकार क्षेत्रों के नाम है, जो न छापी जाने वाली रेखाओं से घिरे होते है। टेक्स्ट को बदलने, हटाने, जोड़ने या सरकाने के लिए सबसे पहले आप उस क्षेत्र या ऑब्जेक्ट को चुनते है, जिस पर कोई क्रिया करनी है। 

यदि आप बीच में कोई टेक्स्ट डालना चाहते है, तो माउस पॉइंटर द्वारा या तीर के चिन्ह वाले बटनों का प्रयोग करके कर्सर को वहां ले जाइये जहां टेक्स्ट डालना है और टाइप करना प्रारम्भ कर दीजिए। नये टेक्स्ट के लिए स्थान बनाने के लिए इस स्थान से आगे का टेक्स्ट आगे सरका दिया जाएगा।

लेकिन ध्यान रखने की बात यह है कि पावर पॉइंट एक स्लाइड भर जाने पर बचा हुआ टेक्स्ट दूसरी या नई स्लाइड में नहीं ले जाता। इसके लिए या तो आपको टेक्स्ट का फॉण्ट या उसका आकार बदलना होगा या फिर एक नयी स्लाइड जोड़नी पड़ेगी। 

आपको यह भी सावधानी रखनी होगी कि किसी स्लाइड पर ज्यादा टेक्स्ट सामग्री न हो, क्योंकि भले ही आप उसका आकार घटा कर एक स्लाइड पर फिट कर सकते है, लेकिन अक्षर बहुत छोटे या पास-पास हो जाने पर श्रोताओं को उसे पढ़ने में कठिनाई होगी। 

नयी बुलेट लाइन डालने के लिए कर्सर को वहां ले जाइये, जहां नयी पंक्ति जोडनी है और एंटर (Enter) दबाइये। पावर पॉइंट वहां एक बुलेट डाल देगा, जिसके आगे आप टेक्स्ट टाइप कर सकते है। 

कोई टेक्स्ट हटाने के लिए उसे चुन लीजिए और Delete कुंजी दबाइये। इससे चुना हुआ हुआ टेक्स्ट गायब हो जाएगा और उसके आगे का टेक्स्ट सरक कर ऊपर आ जाएगा। इसी प्रकार आप किसी बुलेट आइटम को भी हटा सकते है। टेक्स्ट या बुलेट हटाने के लिए आप Edit मेन्यू के Cut आदेश या फॉर्मेटिंग टूल बार के Cut बटन का प्रयोग भी कर सकते है। 

टेक्स्ट सरकाने की तकनीक इस बात पर निर्भर करती है कि आप कितना टेक्स्ट कहाँ ले जाना चाहते है। यदि आपको एक साथ बहुत सा टेक्स्ट सरकाना हो, तो आउटलाइन व्यू में कार्य करना अच्छा रहेगा। इसके बारे में इसी अध्याय में आगे बताया गया है।

लेकिन छोटे-मोटे परिवर्तनों के लिए आप स्लाइड व्यू में भी कार्य कर सकते है। इसके लिए उस टेक्स्ट को चुनकर नये स्थान तक उसी तरह खींच ले जाइये, जैसे आप एमएस-वॉर्ड में करते है। 

कोई टेक्स्ट एक स्लाइड से दूसरी स्लाइड में ले जाने के लिए स्लाइड व्यू में उसे चुनकर Cut (CTRL-X) आदेश दीजिए। अब दूसरी स्लाइड में जाकर कर्सर बिन्दु सही स्थान पर ले जाकर Paste (CTRL-V) आदेश दीजिए। इससे टेक्स्ट पुरानी जगह से हटकर नयी जगह आ जाएगा। 

आउटलाइन व्यू में कार्य करना (Working in Outline View):

अपने प्रस्तुतीकरण के टेक्स्ट को अच्छी प्रकार से लगने या संगठित करने के लिए आउटलाइन व्यू सबसे अच्छा स्थान है।

इस व्यू में स्क्रीन के बाएं किनारे पर कई बटन बने होते है, जिनके प्रयोग करके हम अपनी टेक्स्ट सामग्री को अच्छी तरह सेट कर सकते है। इस टूल बॉक्स को आउटलाइन टूल बार कहते है। जब भी आप इनमें से किसी टूल पर माउस पॉइंटर लाते है, उसका नाम उभर आता है। इन टूलों या बटनों के नाम क्रमश: निम्नलिखित है-

1. स्तर बढ़ाना (Promote)
2. स्तर घटाना (Demote)
3. ऊपर ले जाना (Move Up)
4. नीचे लाना (Move Down)
5. सिमटाना (Collapse)
6. फैलाना (Expand)
7. सबको सिमटाना (Collapse All)
8. सबको फैलाना (Expand All)
9. सारांश स्लाइड (Summary Slide)
10. फॉर्मेटिंग दिखाना (Show Formatting)

इस व्यू में या तो आप सारा टेक्स्ट देख सकते है या फिर केवल शीर्षक देख सकते है। किसी स्लाइड के टेक्स्ट को ऊपर-नीचे खींच ले जाकर आप स्लाइडों को नए क्रम में लगा सकते है। साथ ही आप टेक्स्ट को एक ही स्लाइड में इधर उधर अथवा एक स्लाइड से दूसरी स्लाइड में सरलता से ले जा सकते है। 

आउटलाइन व्यू में दिखायी गयी सामग्री की मात्रा कम या अधिक करने के लिए बायीं ओर बने बटनों में से क्रमश: Collapse तथा Expand बटनों का प्रयोग किया जाता है। यदि आप सभी स्लाइडों के केवल शीर्षक (Title) देखना चाहते है तो Collapse All बटन क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही आपके प्रस्तुतीकरण की सभी स्लाइडों के केवल शीर्षक नज़र आने लगेंगे और शेष टेक्स्ट छिप जाएगा। 

समस्त टेक्स्ट को फिर से देखने के लिए Expand All बटन को क्लिक कीजिए। 

केवल चुनी हुई स्लाइडों की सामग्री को छिपाने अथवा देखने के लिए Collapse तथा Expand बटनों का प्रयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप स्लाइड संख्या 3 की समस्त सामग्री देखना चाहते है, तो पहले इसकी शीर्षक लाइन को चुन लीजिए। फिर Expand बटन क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही उस स्लाइड की समस्त सामग्री की दिखायी पड़ते लगेगी। 

इस सामग्री को फिर से पहले रूप में लाने के लिए Collapse बटन क्लिक कीजिए। 

आउटलाइन व्यू में आप अपनी सामग्री को सरलता से बहुस्तरीय सूची (Multi-level lists) के रूप में व्यवस्थित कर सकते है।

ऐसी सूचियां तैयार करने के लिए पहले एक सामान्य बुलेट लिस्ट तैयार कीजिए। अब जिस आइटम या आइटमों का स्तर (level) घटाना हो उन्हें चुन लीजिए और बायीं ओर बने बटनों में से Demote बटन को क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही चुने हुए आइटमों का स्तर कम हो जाएगा और उनका बुलेट चिन्ह भी बदल जाएगा। इसी तरह Promote बटन का उपयोग चुने हुए आइटमों का स्तर बढ़ाने के लिए किया जाता है। 

आउटलाइन व्यू में बायीं ओर बने सबसे नीचे के बटन Show/Hide Formatting का प्रयोग सामग्री की फॉर्मेटिंग दिखाने या छिपाने के लिए किया जाता है। अगर यह बटन उठा हुआ है तो समस्त सामग्री सामान्य टेक्स्ट के रूप में बिना फॉर्मेटिंग के दिखाई देगी। फॉर्मेटिंग फिर से देखने के लिए इस बटन को फिर से क्लिक करके दबा दीजिए। 

आउटलाइन व्यू के शेष 2 बटनों Move Up तथा Move Down का प्रयोग चुनी हुई पंक्तियों को क्रमश: ऊपर और नीचे ले जाने के लिए किया जाता है। 

स्पेलिंग चेक करना (Spell-Checking):-

पावर पॉइंट की स्पेलिंग चेक करने की सुविधा एमएस-वर्ड तथा एमएस-एक्सेल से काफी मिलती जुलती है, हालांकि उनमें अंतर भी है। सबसे बड़ा अंतर तो यह है कि पावर पॉइंट में आप केवल चुने हुए टेक्स्ट की स्पेलिंग जॉंच करता है। लेकिन चित्रों पर डाले गए शब्दों की जॉंच नहीं की जाती। 

आप आउटलाइन या स्लाइड व्यू में रहते हुए स्पेलिंग चेक करा सकते है। इस प्रोग्राम को प्रारम्भ करने के लिए या तो F7 दबाइये या स्टैण्डर्ड टूल बार में Spelling बटन को क्लिक कीजिए अथवा Tools मेन्यू में Spelling आदेश दीजिए। शेष क्रिया एमएस-वर्ड तथा एक्सेल से मिलती जुलती है। 

स्पेलिंग की जाँच का कार्य प्रस्तुतीकरण की समस्त सामग्री भरने के बाद तथा फॉर्मेटिंग करने या डिज़ाइन टैम्प्लेट चुनने से पहले करना अच्छा रहता है, ताकि किसी शब्द के बदल जाने से स्लाइडों की सामग्री अस्त-व्यस्त न हो जाए। 

टेक्स्ट को फॉर्मेट करना (Formatting Text):-

पावर पॉइंट प्रत्येक प्रस्तुतीकरण के लिए फॉण्ट, रंग, आकार आदि स्वयं तय कर लेता है, लेकिन आप चाहें तो किसी भी स्लाइड या सभी स्लाइडों के लिए इसे छोड़कर अपनी अलग स्टाइल तय कर सकते है।

इस कार्य में फॉर्मेटिंग टूल बार के बटनों, कुंजी पटल के शॉर्टकट आदेशों या Format मेन्यू के Font आदेश का प्रयोग करते है। ये सभी साधन एमएस-ऑफिस के अन्य सभी प्रोग्रामों से मिलते जुलते है। 

आप जिस टेक्स्ट को फॉर्मेट करना चाहते है सबसे पहले उसे चुन लीजिए और उचित आदेश जारी कीजिए या उचित बटन क्लिक कीजिए। यह कार्य आप किसी भी व्यू में रहकर कर सकते है। यदि आवश्यक हुआ तो पावर पॉइंट आपसे व्यू बदलने के लिए कहेगा। 

किसी टेक्स्ट को फॉर्मेट करने का सबसे प्रमुख साधन Format मेन्यू का Font आदेश है, जिसमें आप एक साथ सभी सेटिंग कर सकते है। टेक्स्ट चुनने के बाद यह आदेश देने पर फॉण्ट का डायलॉग बॉक्स प्राप्त होता है। 

इस डायलॉग बॉक्स में आप फॉण्ट चुनने के अलावा टेक्स्ट की स्टाइल, आकार, रंग तथा विशेष प्रभावों की सेटिंग एक साथ कर सकते है। 

रंग बदलना (Changing Colours):-

किसी टेक्स्ट का रंग बदलने के लिए या तो फॉण्ट के डायलॉग बॉक्स में Color लिस्ट बॉक्स के तीर को क्लिक कीजिए या Text Color बटन के तीर को क्लिक कीजिए। 

अब आप इस कलर पैलेट में दिखाए गए रंगों में से किसी को चुनकर क्लिक कर सकते है, जो आपके टेक्स्ट पर लागू हो जाएगा। यदि आप इन रंगों से संतुष्ट न हो, तो अन्य रंग देखने के लिए More Colors… को क्लिक कीजिए। 

इस डायलॉग बॉक्स को स्टैण्डर्ड टैब शीट में सैकड़ो रंग दिखाए गए है। आप इनमें से कोई भी रंग क्लिक करके चुन सकते है। अपना चुनाव करने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिए। जिससे वह रंग आपके टेक्स्ट पर लागू हो जाएगा।

text बदलना (Changing Case):-

पावर पॉइंट में आप किसी भी टेक्स्ट का छापा बदल सकते है अर्थात छापे के छोटे अथवा बड़े अक्षर चुन सकते है। इसके लिए टेक्स्ट चुनने के बाद Format मेन्यू का Change case आदेश दीजिए। इसके बाद डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में 5 विकल्प है। आप इनमे से किसी भी विकल्प के रेडियो बटन को सेट करके OK बटन क्लिक कर सकते है। जो आपके चुने हुए टेक्स्ट पर लागू हो जाएगा। 

बुलेट चिन्ह चुनना (Selecting Bullets):-

पावर पॉइंट में आप किसी किसी बुलेट सूची के लिए बुलेट चिन्ह के रूप में किसी भी फॉण्ट का कोई भी चिन्ह या प्रतीक चुन सकते है और उसका मनचाहा आकार और रंग भी तय कर सकते है। इसके लिए पहले उन बुलेट आइटमों को चुनिए। जिनका बुलेट चिन्ह आप बदलना चाहते है।

फिर Format मेन्यू में Bullets and Numbering आदेश दीजिए। इस तरह बुलेट तथा नंबरिंग का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। इस डायलॉग बॉक्स में बुलेटों के कई नमूने दिए गए है, जिसमें से किसी को आप क्लिक करके चुन सकते है, जो OK बटन को क्लिक करते ही वह नमूना आपके द्वारा चुने हुए बुलेट आइटमों पर लागू हो जाएगा। 

यदि आप इन नमूनों से संतुष्ट न हों तो दूसरे बहुत से चिन्हों के लिए इस डायलॉग बॉक्स का Character बटन क्लिक कीजिए, और डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में पहले एक फॉण्ट चनिए, सामान्यतया बुलेट लिस्टों में प्रयुक्त होने वाले चिन्ह Monotype Sorts या Wingdings फॉण्ट में उपलब्ध होते है। आप किसी भी चिन्ह को चुन लीजिए और उसको बड़े आकार में देखने के लिए क्लिक कीजिए। यदि आप इससे संतुष्ट हो तो OK बटन क्लिक कीजिए।

ऐसा करते ही आपके द्वारा चुना हुआ चिन्ह चुनी हुई बुलेट आइटमों पर लागू हो जाएगा। आप चाहें तो इसी डायलॉग बॉक्स में बुलेट चिन्ह का रंग और आकार भी तय कर सकते है।

टेक्स्ट को सीध में लगाना (Aligning Text):-

पावर पॉइंट में आप किसी भी टेक्स्ट को दाएं (Right), बाएं (Left), बीच में (Center) या दोनों ओर (Justify =) लगा सकते है, ठीक उसी तरह जिस तरह वर्ड में किया जाता है। इनमें से कुछ कार्यों के लिए फोर्मटोंग टूल बार में वैसे ही बटन भी उपलब्ध है, लेकिन ये सभी विकल्प Format मेन्यू के Alignment आदेश के मेन्यू में उपलब्ध होते है। 

किसी टेक्स्ट को चुनकर इनमें से कोई विकल्प देने पर वह टेक्स्ट उस विकल्प के अनुसार सेट कर दिया जाता है। यहां यह सावधानी रखना आवश्यक है कि इस प्रकार सेट करने से शब्दों के बीच में अनावश्यक खाली स्थान न हो जाए, इससे बचने के लिए या तो शब्दों को हाइफ़ल करके बड़ा बनाइये या फिर केवल Left विकल्प को चुनिए। 

पावर पॉइंट में ग्राफ़िक्स कैसे बनाएं?(Graphics in Power Point):-

सामान्यतया आजकल कोई भी प्रस्तुतीकरण चित्रों के बिना पूरा नहीं होता। विषय को अच्छी तरह समझाने तथा श्रोताओं को प्रभावित करने के लिए भी स्लाइडों में विभिन्न प्रकार के चित्र सम्मिलित करना आवश्यक होता है।

पावर पॉइंट में हमें यह सुविधा मिलती है कि हम न केवल एमएस-ऑफिस के सभी प्रोग्रामों बल्कि बाहर के सभी प्रमुख पैकेजों जैसे कोरेल ड्रा, पेंट, फोटो पेंट, मइक्रोग्राफिक्स डिज़ाइनर, कोड़ाक फोटो इमेज, एचपी ग्राफ़िक्स आदि द्वारा तैयार किए गए चित्रों, ग्राफों, फोटो आदि सामग्री को अपने प्रस्तुतीकरण में शामिल कर सकते है। 

बाहरी वस्तु पावर पॉइंट में डालना (Inserting Objects in Power Point):-

पावर पॉइंट में बाहर के किसी प्रोग्राम द्वारा बनायी गयी सामग्री को किसी स्लाइड पर जोड़ने की क्रिया बहुत सरल है और सभी प्रकार की वस्तुओं के लिए लगभग एक ही विधि है। यह कार्य निम्नलिखित किया जाता है- 

1. अपने प्रस्तुतीकरण की फाइल को खोलिए। 
2. उस स्लाइड को चुनिए या नयी स्लाइड जोड़िए, जिसमें आप कोई वस्तु लगाना चाहते है। 
3. Insert मेन्यू का Object आदेश दीजिए। ऐसा करते ही आपकी स्क्रीन पर Insert Object का डायलॉग बॉक्स को दिया जाएगा। इस डायलॉग बॉक्स में 2 रेडियो बटन है- Create New तथा Create From File पहला रेडियो बटन सेट करने पर यह डायलॉग बॉक्स की तरह दिखायी पड़ता है। इसका प्रयोग तब किया जाता है, जब हमें वह वस्तु पावर पॉइंट की स्लाइड पर ही तैयार करनी होती है। 
4. इस डायलॉग बॉक्स के Object type लिस्ट बॉक्स में उन कई प्रकार की वस्तुओं के नाम दिए होते है, जिनमें सामग्री तैयार करके आप स्लाइड पर जोड़ सकते है, जैसे बिटमैप इमेज, मीडिया क्लिप, क्लिप आर्ट गैलरी, एक्सेल वर्क शीट, पेंट ब्रश फाइल, वीडियो क्लिप आदि। आप इस सूची में से अपनी पसंद की वस्तु का नाम चुनकर OK बटन को क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही वस्तु के लिए स्लाइड पर जगह बन जाती है और उसे तैयार करने वाला प्रोग्राम पावर पॉइंट में ही प्रारम्भ हो जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप Bitmap Image या Paint Brush को चुनकर OK बटन को क्लिक करते है, तो स्लाइड की तरह प्रोग्राम प्रारम्भ होता है। यह प्रोग्राम वास्तव में पेंट (Paint) प्रोग्राम ही है। 

इस प्रकार प्रारम्भ किए गए प्रोग्राम द्वारा अपनी इच्छित वस्तु तैयार करके आप उस प्रोग्राम को स्लाइड पर कहीं और क्लिक करके बंद कर सकते है और बाद में उस वस्तु का आकार घटा-बढ़ा सकते है। 

जब भी आप उस वस्तु में सुधार या कोई परिवर्तन करना चाहें तो स्लाइड पर उसको डबल क्लिक करके संबंधित प्रोग्राम को फिर से प्रारम्भ कर सकते है। 

इन्सर्ट ऑब्जेक्ट आदेश के डायलॉग बॉक्स के दूसरे रेडियो बटन Create From File का प्रयोग तब किया जाता है, जब आपको बाहर के किसी प्रोग्राम द्वारा पहले से तैयार कोई वस्तु अपने प्रस्तुतीकरण की किसी स्लाइड में जोड़नी हो। यह रेडियो बटन सेट करते ही यह डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में File के टेक्स्ट बॉक्स में उस फाइल का नाम उसके पथ सहित भरा जाता है। यदि आपको उसका पथ सही- सही ज्ञात न हो तो Browse बटन को क्लिक करके अपने कंप्यूटर पर विभिन्न फ़ोल्डरों में उसको ढूंढ सकते है। किसी भी तरह फाइल का नाम भरने के बाद OK बटन क्लिक कीजिए।

ऐसा करते ही आपकी स्लाइड पर उस वस्तु की एक नकल बन जाती है, जिसका आकार आप अपनी इच्छा से तय कर सकते है। 

यदि आप यह चाहते है कि मूल फाइल में कोई सुधार या परिवर्तन होने पर वह परिवर्तन आपके प्रस्तुतीकरण की स्लाइड में अपने आप ही हो जाए, तो उसके लिए आपको उस फाइल से स्लाइड की वस्तु को लिंक करना होगा। इसके लिए ऊपर के डायलॉग बॉक्स में Link चेक बॉक्स को सेट किया जाता है।

ऐसा करने पर जब भी आप अपने प्रस्तुतीकरण की फाइल को खोलेंगे, तो आपसे पूछा जाएगा कि आप लिंक की हुई वस्तुओं को सुधारना चाहते है या नहीं। आपका उत्तर है में होने पर वस्तु सुधार दी जाएगी। 

वैसे आप लिंक की हुई वस्तु को डबल क्लिक करके कभी भी उस फाइल को खोल सकते है। ऐसा करके उसमें किए हुए सभी बदलाव या सुधार स्लाइड की वस्तु के साथ ही मूल फाइल में भी दिखायी देंगे। 

बाहरी चित्र स्लाइड में जोड़ना (Inserting Pictures in Power Point Slides):-

प्रक्रिया साधारण चित्रों सहित सभी प्रकार की बाहरी वस्तुएँ पावर पॉइंट की स्लाइडों में जोड़ने के लिए है। लेकिन यदि आप केवल बाहरी चित्र स्लाइड पर लाना चाहते है और उसको लिंक भी नहीं करना चाहते, तो इसकी एक दूसरी विधि भी है, जो निम्न प्रकार है-

1. अपने प्रस्तुतीकरण की उस स्लाइड को चुनिए, जिसमें आप चित्र जोड़ना चाहते है। 
2. Insert मेन्यू के Picture आदेश पर माउस पॉइंटर लाइये, जिससे इसका मेन्यू बॉक्स ओपन हो जाएगा। 
3. इस मेन्यू में From File विकल्प को क्लिक कीजिए जिससे आपकी स्क्रीन पर इन्सर्ट पिक्चर का डायलॉग बॉक्स दिया जाएगा। 
4. इस डायलॉग बॉक्स में आप किसी भी फोल्डर की किसी भी फाइल में भरा हुआ चित्र ढूंढ सकते है। मिल जाने पर Insert बटन क्लिक कीजिए, जिससे आपका चुना हुआ चित्र आपकी स्लाइड पर जुड़ जाएगा। इस चित्र के चारों ओर बने हुए हैंडिलो की सहायता से आप इसे मनचाहे आकार में ढालकर अपनी स्लाइड पर किसी भी स्थान पर लगा सकते है। 

क्लिप आर्ट गैलरी (The Clip Art Gallery):-

पावर पॉइंट की क्लिप आर्ट गैलरी में बहुत से चित्र उपलब्ध होते है, जिन्हें आप अपने प्रस्तुतीकरण की किसी भी स्लाइड पर कहीं भी चिपका सकते है। इसके लिए पहले स्लाइड व्यू में उस स्लाइड पर जाइए और चित्र के लिए जगह बनाइए। 

अब क्लिप आर्ट गैलरी खोलने के लिए निम्नलिखित में से कोई एक पर कार्य कीजिए:-

1. स्टैण्डर्ड टूलबार में Insert Clip बटन को क्लिक कीजिए। 
2. Insert Object के डायलॉग बॉक्स में माइक्रोसॉफ्ट क्लिप गैलरी विकल्प को चुनकर OK बटन क्लिक कीजिए। 
3. Insert Picture के menu से क्लिप आर्ट विकल्प को क्लिक कीजिए। 

इन तीनों ही कार्यों के उत्तर में आपकी स्क्रीन पर माइक्रोसॉफ्ट क्लिप गैलरी का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

पावर पॉइंट में चित्र बनाना (Drawing in Power Point):-

एमएस-ऑफिस के अन्य सभी प्रोग्रामों की तरह पावर पॉइंट में भी ड्राइंग टूलबार उपलब्ध है और वे सभी एक दूसरे से मिलते-जुलते है। पावर पॉइंट में भी एमएस-वर्ड की तरह ही आप रेखाचित्र बना  सकते है। इतना ही नहीं, दूसरे प्रोग्रामों में बनाए गए चित्रों को आप पावर-पॉइंट की स्लाइडों पर भी उतार सकते है, इस कार्य में आप क्लिप बोर्ड की भी सहायता भी ले सकते है। 

ऑटोशेप्स (AutoShapes):-

पावर पॉइंट में प्रतिदिन काम आने वाली आकृतियों को बनाने की एक विशेष सुविधा उपलब्ध है, जो ड्राइंग टूलबार की सहायता से बनाने पर काफी समय ले लेती है। ऐसी बहुत सी आकृतियों के साथ टेक्स्ट जोड़ने की सुविधा भी उपलब्ध है, जिससे हमारा बहुत सा समय बच जाता है। इस सुविधा को ऑटोशेप कहते है:-

इसका लाभ लेने के लिए निम्नलिखित क्रियाएँ कीजिए:-

1. स्लाइड व्यू में उस स्लाइड पर आइये, जिसमें आप आकृति जोड़ना चाहते है। 
2. Insert मेन्यू के Autoshapes आदेश दीजिए, जिससे आपकी स्क्रीन पर ऑटोशेप का टूलबार दिखायी पड़ते लगेगा, View मेन्यू में Toolbars आदेश के डायलॉग बॉक्स में इसको चुन कर भी आप इस टूलबार को देख सकते है। 
3. इस टूलबार में कई बटन है, जो विभिन्न प्रकार की आकृतियों से संबंधित है, जैसे लाइन (Lines), संयोजक (Connectors), मूल आकृतियां (Flow chart), कॉल आउट (Call outs) आदि। जब भी आप किसी बटन को क्लिक करते है अथवा माउस पॉइंटर उस पर लाते है, उस श्रेणी की आकृतियाँ दिखायी पड़ते लगती है। आप माउस पॉइंटर क्लिक करके चुन सकते है।
4. कोई आकृति चुनते ही आप वापस स्लाइड में आ जाते है और माउस पॉइंटर एक धन चिन्ह (+) में बदल जाता है। अब आप माउस बटन एक स्थान से दबाकर दूसरे स्थान तक खींचते हुए इच्छित आकार की चुनी हुई आकृति बना सकते है। 
5. आकृति बनाकर माउस बटन को छोड़ते ही माउस पॉइंटर एक इन्सर्ट बिंदु में बदल जाता है और आकृति के बीच में जाकर रुक जाता है, यहां आप वह टेक्स्ट टाइप कर सकते है, जो आप आकृति में भरना चाहते है। 
6. बाद में आप आकृति के चारों ओर बने हैंडिलो की सहायता से उसको सही आकार में ढाल सकते है। 

ये था हमारा ppt kaise bnaye | पावर पॉइंट पर कार्य कैसे करे ? उम्मीद करता हु की आप इससे पीपीटी बनाना सीख गए होंगे अगर अभी भी आपको कोई दिक्कत आ रही हो तो कमेंट के माध्यम से संपर्क कर सकते है।

Source:  Wikipedia