MS-Excel me worksheet ko edit kaise kare?

Last Updated on September 23, 2023 by Mani_Bnl

क्या आप MS-EXCEL ME WORKSHEET KO EDIT KAISE KARE?? को विस्तार से जानना चाहते है तो इस लेख को अंत तक जरूर पढ़े आज के इस आर्टिकल में हम MS-EXCEL से जुड़े सभी पहलुओं को विस्तार से जानेंगे। MS-Excel पर कार्य करना बहुत ही सुविधाजनक है।

जिन लोगों के लिए MS-EXCEL बिलकुल नई चीज़ है, वे भी इसको बड़ी सरलता से सीख सकते है और कार्य भी कर सकते है। अगर आप MS-EXCEL के बेसिक से अनजान है तो हमारा MS-EXCEL क्या है? को एक बार जरूर पढ़े। तो आइये विस्तार और जल्दी से जानते है MS-EXCEL पर काम कैसे करे।

MS-EXCEL ME WORKSHEET KO EDIT KAISE KARE?

आप किसी भी कार्य को चाहे जितनी सावधानी से और पहले से योजना बनाकर प्रारम्भ कीजिए, बीच-बीच में उसमें सुधार करने की आवश्यता पड़ती ही है। एक्सेल की वर्कशीटों में भी हमें कई प्रकार के सुधार करने पड़ते है, जैसे बीच में अतिरिक्त कॉलम या पंक्तियाँ जोड़ना, सैलों को इधर-उधर ले जाना, उनकी नकल करना या हटा देना आदि।

ये कार्य आप विंडोज तथा एमएस-वर्ड की प्रचलित विधियों से ही सरलता से कर सकते है। सामान्यतया इसमें काटो और चिपकाओ (Cut-and-paste) तथा खींचो-और-छोड़ो (Drag-and-drop)तकनीकों का प्रयोग किया जाता है। 

कॉलमों, पंक्तियों या सैलों को हटाने, जोड़ने, सरकाने आदि का प्रभाव वर्कशीटों में भरे हुए फॉर्मूलों पर पड़ सकता है। इसलिए इसमें थोड़ी सावधानी की आवश्यकता होती है। 

सैलों को सरकाना (Moving Cells):-

सैलों को सरकाने का अर्थ है- उन्हें चुनकर Edit मेन्यू के Cut आदेश से काटना और किसी दूसरी जगह उसी मेन्यू के Paste आदेश से चिपकाना। ऐसा करने से नई जगह पर पहले से जो सामग्री (Data या Formula) होगी, वह नष्ट हो जाएगी और उसकी जगह नयी सामग्री आ जाएगी। इसके साथ ही पुराने स्थान के सैल खाली हो जाएंगे।

Cut तथा Paste आदेशों के लिए आप शॉर्टकट कुंजियों क्रमश: CTRL+X तथा CTRL+V का भी प्रयोग कर सकते है या स्टैण्डर्ड टूलबार में इनके बटनों को क्लिक कर सकते है। 

आप एक खाली वर्कशीट में जादुई वर्ग (Magic Square) रेंज B3:D5 में भर लीजिए। आप इस जादुई वर्ग को रेंज B3:D5 से हटाकर रेंज C7:E9 में ले जाना चाहते है। इसके लिए निम्नलिखित क्रियाएँ कीजिए :-

आप एक खाली वर्कशीट में जादुई वर्ग (Magic Square) रेंज B3:D5 में भर लीजिए। आप इस जादुई वर्ग को रेंज B3:D5 से हटाकर रेंज C7:E9 में ले जाना चाहते है। इसके लिए निम्नलिखित क्रियाएँ कीजिए :-

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• सैल B3 में क्लिक करके माउस बटन को दबा लीजिए और उसे दबाये रखकर खींचते हुए सैल D5 तक ले जाकर छोड़ दीजिए। इससे रेंज B3:D5 चुन ली जायेगी और बदले रंग में दिखायी पड़ेगी। 
• अब या तो Edit मेन्यू का Cut आदेश दीजिए या स्टैण्डर्ड टूलबार में Cut बटन, जिस पर कुंजी का छपा है, को क्लिक लीजिए या कंट्रोल के साथ X दबाइए। इससे वर्ग के चारों ओर टूटी हुई लाइनों का घेरा बन जाएगा। 
• माउस पॉइंटर को सैल C7 में ले जाकर क्लिक कीजिए, जिससे वह सक्रिय हो जायेगा। 
• काटी हुई सामग्री को सक्रिय सैल में चिपकाने के लिए या तो Edit मेन्यू का Paste आदेश दीजिए या स्टैण्डर्ड टूलबार का Paste बटन, जिस पर गोंद की डब्बी छपी है, क्लिक कीजिए या कंट्रोल के साथ V दबाइए। ऐसा करते ही आप देखेंगे कि चुनी हुई रेंज की सामग्री अपने स्थान से गायब हो गयी है और रेंज C7:E9 में दिखाई देगी। 

सैलों को सरकाने के लिए आप माउस पॉइंटर द्वारा खींचने की क्रिया का भी उपयोग कर सकते है। इसके लिए पहले सरकाए जाने वाले सैलों (या रेंज) को चुन लीजिए। अब उस माउस पॉइंटर को उस रेंज की किसी सीमा रेखा पर ले जाइये, जहां उसका रूप बदलकर ऊपर उठे तिरछे तीर जैसा हो जायेगा।

उसी समय माउस बटन को पकड़ कर दबा दीजिए और माउस को सरकाइये। आप देखेंगे कि साथ-साथ पूरी चुनी हुई रेंज भी सरक रही है। इसे नए स्थान तक खींच ले जाकर माउस बटन को छोड़ दीजिए। इस विधि से सरकाने पर यदि नए स्थान पर कोई समाग्री पहले से भरी होगी तो एक्सेल आपको चेतावनी (Warning) भी देगा और आपके द्वारा OK करने पर ही सैल सरकाए जाएंगे

एक स्थान से हटाकर दूसरी जगह ले आने से  उनके डाटा पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता। यदि उन सैलों में फॉर्मूले भरे हुए है, तो भी उनके परिणामों पर सामान्यतया कोई प्रभाव नहीं होता। यदि ऐसे सैलों को सरकाया जाता है, जिनका संदर्भ दूसरी जगह दिया हुआ है, तो उस संदर्भ को नए स्थान के अनुसार इस प्रकार बदल दिया जाता है कि परिणाम वही रहे।

कहने का अर्थ है कि सैलों को सरकाने  से वर्कशीट पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता। फिर भी अपनी वर्कशीट की अच्छी तरह जाँच कर लेनी चाहिए। कोई गलती हो जाने पर आप Undo आदेश द्वारा इस कार्य को उलट सकते है। 

सैलों की नकल करना (Copying Cells) :-

Cells को दूसरे स्थान पर नकल करने के लिए उन्हें चुनकर Edit मेन्यू के Copy आदेश से नकल कीजिए और नए स्थान पर उसी मेन्यू के Paste आदेश द्वारा चिपका दीजिए। ऐसा करने पर चुनी हुई रेंज के सभी फॉर्मूले तथा डाटा नए स्थान पर नकल कर दिए जाएंगे।

यदि उस स्थान पर पहले से कुछ भरा होगा तो वह खो जाएगा। Copy तथा Paste आदेशों की जगह आप कुंजीपटल से क्रमश: CTRL+C तथा CTRL+V आदेश भी दे सकते है  स्टैण्डर्ड टूलबार के संबंधित बटनों का भी प्रयोग कर सकते है। 

यदि आप एक वर्कशीट को तैयार करना चाहते है तो रेंज B3:D5 के जादुई वर्ग को रेंज A7:C9 में नकल करना चाहते है। इसके लिए निम्नलिखित क्रियाएँ कीजिए :-

• रेंज B3:D5 को चुन लीजिए। 
• इस रेंज की नकल बनाने के लिए या तो Edit मेन्यू का Copy आदेश दीजिए या स्टैण्डर्ड टूलबार के Copy बटन को क्लिक कीजिए, या कंट्रोल के साथ C दबाइये। ऐसा करने पर उस रेंज के चारों ओर चींटियों जैसी पंक्ति बन जायेगी। 
• माउस पॉइंटर को सैल A7 में ले जाकर क्लिक कीजिए, जिससे वह सक्रिय हो जायेगा। 
• नकल की हुई सामग्री को सक्रिय सैल में चिपकाने के लिए या तो Edit मेन्यू का Paste आदेश दीजिए या स्टैण्डर्ड टूलबार का Paste बटन क्लिक कीजिए या कंट्रोल के साथ V दबाइये। ऐसा करते ही आप देखेंगे कि जादुई वर्ग रेंज A7:C9 में भी दिखायी पड़ेगा। 

सैलों की नकल माउस द्वारा खींचने की क्रिया से भी की जा सकती है। यह सैल सरकाने की तरह ही है, लेकिन साथ में कंट्रोल  को भी दबाये रखा जाता है। जिससे माउस पॉइंटर में एक छोटा धन (+) चिन्ह जुड़ जाता है। जिस रेंज की नकल आप करना चाहते है, पहले उसे चुन लीजिए, अब कंट्रोल कुंजी को दबाकर उस रेंज के किसी किनारे पर माउस पॉइंटर ले जाकर माउस बटन दबाकर उसे पकड़ लीजिए।

अब कंट्रोल कुंजी तथा माउस बटन दोनों को दबाये रखकर सैलों को नये स्थान पर खींच ले जाइये तथा पहले माउस बटन को फिर कंट्रोल कुंजी को छोड़ दीजिए, इससे नये स्थान पर सैल नकल कर दिये जायेंगे। 

नकल करते समय यदि उनमें कोई संदर्भ दिया होता है, तो उसे नए स्थान के अनुसार सुधार दिया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि सैल C8 में फार्मूला=SUM (B3:D5) भरा हुआ है और आप इस सैल को सैल D8 में नकल करते है, तो  यह फार्मूला बदलकर =SUM (C3:E5) हो जाएगा।

सैल D10 में नकल करने पर यही फार्मूला =SUM (C5:E7) बन जाएगा। फॉर्मूलों का यह रूपान्तरण केवल सापेक्ष सैल संदर्भों (Relative Cell Reference) में होता है। यदि फॉर्मूले में कोई निरपेक्ष सैल संदर्भ (Absolute Cell Reference) है, तो उसमें कोई परिवर्तन नहीं होता। मिश्रित (Mixed) संदर्भों में भी केवल सापेक्ष भाग बदला जाता है।

सैलों में भरे डाटा को छांटना (Sorting Cell Data) :-

कई बार हमें सैलों के किसी समूह को उसमें भरी किसी सामग्री के अनुसार बढ़ते हुए (Ascending) या घटते हुए (Descending) क्रम में छांटते की आवश्यकता होती है। एक्सेल में यह कार्य सरलता से किया जा सकता है और आप उसमें अधिकतम तीन छांटने की कुंजियाँ (Sort Keys) दे सकते है।  

 उदाहरण के लिए यदि आपकी वर्कशीट में एक सारणी (Table) में कुछ व्यक्तियों के नाम, पदनाम (Designation), स्केल तथा पी.एफ.नं. भरे हुए है और आप इस सामग्री को नामों के वर्तमान क्रम (Alphabetic Order) में छांटना चाहते है। यह छंटाई इस प्रकार होनी चाहिए कि Sl.No. कॉलम में भरी हुई क्रम संख्याएँ गड़बड़ न हो। 

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छांटी जाने वाली सामग्री की पहली पंक्ति में उस कॉलम का शीर्षक (Header) या परिचय देना अच्छा रहता है, हलाकि यह आवश्यक नहीं। छांटने के लिए सामग्री चुनते समय शीर्षक पंक्ति (Header row) को भी चुना जाता है, लेकिन उसे छांटा नहीं जाता है। 

वर्कशीट को नामों के बढ़ते हुए क्रम में छांटने के लिए माउस पॉइंटर से रेंज B1:E16 को चुन लीजिए। इसमें क्रम संख्या के कॉलम को नहीं चुना गया है, क्योंकि उनका किसी व्यक्ति से कोई संबंध नहीं है।

दूसरी ओर यदि आप एक व्यक्ति की पूरी सामग्री नहीं चुनेंगे, तो एक्सेल आपको चेतावनी (Sort Warning) का बॉक्स देकर पूछेगा कि सारी सामग्री शामिल करनी है कि नहीं। सही सामग्री चुनकर Data मेन्यू का Sort आदेश दीजिए। इससे आपकी स्क्रीन पर Sort का डायलॉग बॉक्स दिया जाएगा।

इस डायलॉग बॉक्स में छांटने की कुंजियां (Sort Keys) बतायी जाती है। आप अधिक से अधिक तीन कुंजियां बता सकते है। डायलॉग बॉक्स के नीचे के भाग में दो रेडियो बटन है, जिनसे यह बताया जाता है कि आपकी चुनी हुई सूची या सामग्री में शीर्षक पंक्ति है या नहीं।

यदि आप पहले रेडियो बटन Header row को सेट करते है, तो चुनी हुई पहली पंक्ति को शीर्षक पंक्ति माना जाता है और उसमें भरे डाटा का उपयोग शीर्षकों के रूप में किया जाता है। उस पंक्ति को छांटा जाता है और कुंजियों की पहचान के लिए कॉलम नामों का उपयोग किया जाता है। 

यहां हमने शीर्षक पंक्ति दी है, इसलिए पहले रेडियो बटन Header row को सेट कीजिए। इससे शीर्षक पंक्ति में भरे नाम प्रभावी हो जाएंगे। 

छांटने की कुंजी बताने के लिए Sort by ड्राप डाउन लिस्ट बॉक्स को खोलिए। उस लिस्ट में सभी कॉलमों के शीर्षक दिए होते है। हम सूची को नामों के वर्णमाला क्रम में छांटना चाहते है, इसलिए उस लिस्ट में से Name को क्लिक कीजिए, इस बॉक्स के सामने के रेडियो बटनों में से Ascending को सेट कीजिए, हालांकि वह पहले से ही सेट होता है। 

इस प्रकार छांटने की कुंजी बताने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिए। इससे वह डायलॉग बॉक्स गायब हो जाएगा और पलक झपकते ही समस्त सामग्री नामों के क्रम में छांट दी जाएगी। 

आप सामग्री को स्केल के घटते हुए (Descending) तथा पी.एफ.नं. के बढ़ते हुए (Ascending) क्रम में छांटना चाहते है। ऐसा करने के लिए पहले ऊपर बताये तरीके से सामग्री चुन लीजिए।

फिर सॉर्ट के डायलॉग बॉक्स में पहली कुंजी Sort by के लिए Scale को चुनकर उसके Descending रेडियो बटन को सेट कीजिए और दूसरी कुंजी Then by के लिए P.F.No.  चुनकर उसके Ascending रेडियो बटन को सेट कीजिए, ऐसा करके OK बटन क्लिक करते ही समस्त सामग्री आपके बताए क्रम में छांट दी जाएगी। 

यदि कभी भी आप छांटने के परिणामों से संतुष्ट न हो या कुंजी सेट करने में कोई गलती हो जाये, तो उसी समय Undo आदेश देकर अपनी वर्कशीट को छांटने से पहले की स्थिति में ला सकते है। गलत सामग्री चुनने से कभी-कभी सुचनाएँ अस्त-व्यस्त हो जाती है।

इसलिए सबसे अच्छा यह है कि Sort आदेश देने से पहले आप वर्कशीट को सुरक्षित (Save) कर लीजिए। इससे यदि कोई गलती हो गयी, तो आप बिना Save किए वर्कशीट को बंद कर सकते है और पुन: खोलकर समस्त डाटा को मूल रूप में ला सकते है। 

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बीच में पंक्तियां डालना (Inserting Rows) :-

वर्कशीट में कहीं भी नयी पंक्तियां डालना बहुत सरल है। जहां आप पंक्ति डालना चाहते है, पहले उसकी क्रम संख्या को क्लिक करके उसे चुन लीजिए, जैसे यदि पंक्ति 5 की जगह खाली पंक्ति डालनी है, तो 5 को क्लिक कीजिए, अब Insert मेन्यू का Rows आदेश दीजिए।

इससे उस स्थान पर एक खाली पंक्ति जोड़ दी जाएगी और उस बिन्दु से आगे की सभी पंक्तियों में भरी सामग्री को एक-एक पंक्ति आगे  सरका दिया जाएगा। 

यदि आप वर्कशीट में पंक्ति 5 के स्थान पर एक नयी पंक्ति डालना चाहते है, तो पंक्ति 5 का डाटा पंक्ति 6 में, पंक्ति 6 का डाटा 7 में  इसी प्रकार आगे की पंक्तियों का डाटा भी सरका दिया जाएगा। इस प्रकार सरकायी गयी पंक्तियों में भरे फॉर्मूलों को भी नए स्थान के अनुसार सुधार दिया जाता है। 

एक साथ कई पंक्तियों को चुनकर और Insert I Rows आदेश देकर आप एक साथ कई खाली पंक्तियां भी बीच में दाल सकते है। 

बीच में कॉलम डालना (Inserting Columns) :-

पंक्तियों की तरह खाली कॉलम भी बीच में कहीं भी डाले जा सकते है। इसकी विधि भी लगभग वही है, जो पंक्तियां डालने की है। इसके लिए सबसे पहले उस कॉलम को चुन लीजिए जहां आप नया कॉलम डालना चाहते है।

अब Insert मेन्यू में Columns आदेश दीजिए। ऐसा करते करते ही एक नया कॉलम उस स्थान पर घुस जाएगा और उसके बाद के सभी कॉलमों का डाटा एक कॉलम दायीं ओर सरका दिया जाएगा तथा फॉर्मूलों को सुधार दिया जाएगा। 

उदाहरण यदि आप अपनी वर्कशीट में कॉलम B(Name) तथा C(Designation) के बीच में नया खाली कॉलम डालने के लिए C को चुनकर Insert I Columns आदेश देने पर वर्कशीट दिखाई देगी। 

इस प्रकार कई कॉलम चुनकर और Insert मेन्यू में Columns आदेश देकर आप एक साथ कई कॉलम भी बीच में डाल सकते है। 

बीच में सैल (Inserting Cells) :-

आप किसी वर्कशीट में बीच में खाली सैल भी डाल सकते है। इस प्रकार सैलों को बीच में घुसाने से प्रभावित होने वाले समस्त डाटा को आपकी इच्छा के अनुसार या तो दायीं ओर या नीचे की ओर खिसका दिया जाएगा। 

खाली सैल बीच में डालने के लिए पहले एक या अधिक सैलों की उस रेंज को चुनिए जहां आप नए सैल डालना चाहते है। फिर Insert मेन्यू का Cells आदेश दीजिए। ऐसा करते ही Insert Cells का डायलॉग बॉक्स दिया जाएगा।

इस डायलॉग बॉक्स में आपसे पूछा जाता है कि प्रभावित होने वाले सैलों को आप दायीं ओर  सरकाना चाहते है या नीचे की ओर अथवा आप पूरी पंक्ति या कॉलम जोड़ना चाहते है। आपके उत्तर के अनुसार खाली सैल डालकर वर्कशीट को व्यवस्थित कर दिया जाएगा। 

उदाहरण के लिए यदि आप अपनी वर्कशीट में सैल E3 की जगह एक नया सैल डालते है और प्रभावित होने वाले सैलों को नीचे की ओर सरकाते है तो आपकी वर्कशीट ओपन हो जाएगी। 

इस प्रकार बीच में सैल घुसने से हो सकता है कि आपकी वर्कशीट का ढाँचा बिगड़ गया हो या फॉर्मूले गलत हो गए हो। ऐसी स्थिति में  Edit मेन्यू में Undo आदेश देकर या स्टैण्डर्ड टूलबार में Undo बटन को क्लिक करके वर्कशीट को पहले की स्थिति में ला सकते है। 

वर्कशीट का कोई भाग हटाना (Deleting Parts of a Worksheet) :-

आप अपनी वर्कशीट का कोई भी भाग (पंक्ति, कॉलम या रेंज) उसमें से हटा सकते है। इसके लिए Edit मेन्यू के Delete आदेश का उपयोग किया जाता है। आप जिस भाग को हटाना (निकाल देना) चाहते है, पहले उसे चुन लीजिए और फिर Edit मेन्यू में Delete आदेश दीजिए।

यदि आपने पूरी पंक्ति या पूरे कॉलम हटाना है तो इस आदेश के परिणाम स्वरूप नीचे की पंक्तियों या दायीं ओर के कॉलमों को क्रमश: ऊपर की ओर या बायीं ओर सरका दिया जाएगा। यदि आपने कोई रेंज अथवा अकेला सैल हटाने का आदेश दिया है तो एक Delete का डायलॉग बॉक्स देकर आपसे पूछा जाएगा कि नीचे तथा दायीं ओर के शेष सैलों को आप किस प्रकार सरकाना चाहते है, ताकि खाली स्थान भर जाए। वर्कशीट को आपके बताए अनुसार व्यवस्थित कर दिया जाएगा। 

शीट का कोई भाग इस प्रकार हटाने पर आपके फॉर्मूलों पर बुरा प्रभाव पड़ सकता है। ऐसा विशेष रूप से तब होता है, जब हटाए गए सैलों में कहीं संदर्भ दिया गया हो। हर स्थिति में आपको अपने फॉर्मूलों की जांच कर लेनी चाहिए और परिणाम से संतुष्ट न होने पर Undo कर सकते हैं । 

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वर्कशीट का कोई भाग को मिटाना (Clearing Parts of Worksheet)

MS-EXCEL वर्कशीट का कोई भाग साफ अर्थात खाली करने के लिए उस भाग को चुनकर की-बोर्ड पर Delete बटन दबाइए। इससे वह भाग खाली हो जाएगा, लेकिन उनका फॉर्मेट वैसा ही बना रहेगा। यदि आप फॉर्मेट को भी साफ करना चाहते है, तो Edit मेन्यू में Clear आदेश पर माउस पॉइंटर ले जाइए। 

इससे मेन्यू ओपन हो जाएगा, इस मेन्यू में Formats विकल्प को क्लिक करने से चुने हुए सैलों का केवल फॉर्मेट साफ कर दिया जाएगा। यदि आप इसमें Contents को क्लिक करते है, तो केवल सामग्री साफ की जाएगी। लेकिन यदि आप इसमें All विकल्प को चुनते है, तो सामग्री के साथ ही फॉर्मेट भी हटा दिया जाएगा। 

EXCEL वर्कशीट का कोई भाग खाली करने से दूसरे सैलों पर कोई सीधा प्रभाव नहीं पड़ता। लेकिन यदि उन सैलों का संदर्भ कहीं और दिया गया हो तो उन सैलों की सामग्री या परिणाम बदल सकता है। 

विशेष :-

कई लोग किसी सैल को खाली करने के लिए उसमे स्पेस भर देते है। ऐसे सैल खाली नहीं माने जाते, भले ही उनमें कुछ दिखायी नहीं पड़ रहा हो। ऐसे सैल वर्कशीट को छपवाते समय आपके लिए परेशानी पैदा कर सकते है। इसी तरह यदि कोई सैल खाली है, परन्तु उसमें सीमा रेखाओं आदि की फॉर्मेटिंग है, तो भी उसे खाली नहीं माना जाता।

यदि आप चाहते है कि कोई सैल या रेंज पूरी तरह खाली हो जाये, तो उसको चुनकर Edit मेन्यू के Clear आदेश के मेन्यू में All विकल्प को क्लिक करना चाहिए। 

वर्कशीट को सजाना :

एमएस-एक्सेल में वर्कशीट को अनेक प्रकार से फॉर्मेट करने की ऐसी सुविधाएँ उपलब्ध है। जिनके द्वारा आप का कार्य अधिक सुंदर और प्रभावी लगेगा। इनमें से बहुत सी सुविधाएँ एमएस-वर्ड मिलती जुलती है और शेष एकदम नयी है और ऐसी है, जो केवल वर्कशीटों पर ही लागू की जा सकती है। 

कॉलमों की चौड़ाई बदलना (Changing Column Width) :

वर्कशीट में किसी कॉलम की चौड़ाई उसमें भरे गए डाटा के अनुसार सेट करनी पड़ती है। कई बार ऐसा होता है कि किसी सैल में भरा गया डाटा उस में पूरा नहीं आता। यदि डाटा वर्णात्मक (Character) है, तो शेष डाटा अगले दायीं ओर के सैलों में दिखायी पड़ता है। यदि दायीं ओर के सैल खाली हो, तो इसमें कोई कठिनाई नहीं होती।

लेकिन यदि वे भी भरे हुए हो, तो बायीं ओर के सैल में डाटा पूरा दिखायी नहीं देगा। ऐसी स्थिति में उस कॉलम की  चौड़ाई बढ़ाने की आवश्यकता होती है। 

इसी प्रकार यदि किसी सैल में ऐसी संख्या है या ऐसा फार्मूला है, जिसका परिणाम बहुत बड़ी संख्या है, तो वह संख्या सैल में दिखायी नहीं देगी, बल्कि  उसके बदले पूरा सैल पाउण्ड चिन्हों से भरा होगा। इससे पता चलता है कि उस सैल की चौड़ाई बढ़ाने की आवश्यकता है। 

एक्सेल में किसी कॉलम की चौड़ाई बदलने की कई विधियां है। इसमें से सरल विधि यह है कि हम कॉलम के नाम (Label) के दाएं किनारे पर माउस पॉइंटर ले जाएं। वहां पहुँचते ही वह पॉइंटर एक खड़ी मोटी रेखा में बदल जाएगा, जिसके बीच में दोनों ओर संकेत करता हुआ तीर का चिन्ह होगा।

इस स्थिति में माउस बटन को दबाकर पकड़ लीजिए और उस किनारे को कॉलम की चौड़ाई बढ़ाने के लिए दायीं ओर तथा घटाने के लिए बायीं ओर खींच कर ले जाइए और इच्छित चौड़ाई सेट करके छोड़ दीजिए। इससे पूरे कॉलम की चौड़ाई उसी के अनुसार सेट हो जाएगी।

यहां ध्यान रखने की बात यह है कि एक्सेल में हम किसी अकेले सैल की चौड़ाई नहीं बदल सकते, बल्कि उसके पूरे कॉलम की चौड़ाई बदलनी होगी। 

यदि आप किसी कॉलम की चौड़ाई उसकी सबसे लम्बी डाटा के अनुसार सेट करना चाहते है, तो उस कॉलम नाम के दाएं किनारे पर डबल क्लिक कीजिए। इससे उस कॉलम की चौड़ाई अच्छी से अच्छी सेट हो जाएगी। आप एक साथ कई कॉलमों को चुनकर उनमें से किसी के दाएं किनारे को डबल क्लिक करके उन सबकी चौड़ाई भी अच्छी से अच्छी सेट कर सकते है।

किसी कॉलम की चौड़ाई Format मेन्यू के Columns विकल्प के मेन्यू के Width आदेश को चुनकर भी बदली जा सकती है। यह आदेश देते ही आपको कॉलम Width का डायलॉग बॉक्स की तरह प्राप्त होगा, जिसमें कॉलम की चौड़ाई सेट करके OK बटन को क्लिक कीजिए। इससे चुने हुए कॉलमों की चौड़ाई उतनी ही सेट कर दी जाएगी। 

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पंक्तियों की ऊंचाई बदलना (Changing Row Heights) :

एक्सेल में सामान्यतया किसी पंक्ति की ऊंचाई उस पंक्ति के किसी भी सैल में भरे गए सबसे मोटे चिन्ह के अनुसार अपने आप बढ़ा ली जाती है। इसके अलावा आप स्वंय भी पंक्तियों की ऊंचाई बदल सकते है।

इसके लिए वैसी ही तकनीकों का प्रयोग किया जाता है, जो कॉलम की चौड़ाई बदलने में प्रयोग की जाती है। जैसे ही आप माउस पॉइंटर को किसी पंक्ति संख्या को निचले किनारे पर लाते है, वह एक मोटी पड़ी रेखा में बदल जाता है, जिसके बीच में ऊपर नीचे की ओर संकेत करता हुआ दोनों ओर के तीर का चिन्ह होता है।

इस चिन्ह को आप माउस से पकड़कर ऊपर नीचे कहीं भी सेट करके उस पंक्ति की ऊंचाई बदल सकते है। 

किसी चुनी हुई पंक्ति की संख्या के निचले किनारे पर डबल क्लिक करने पर उसकी ऊंचाई सबसे अच्छी सेट हो  जाती है। 

पंक्तियों की ऊंचाई बदलने का कार्य आप Row Height के डायलॉग बॉक्स द्वारा भी कर सकते है। इच्छित पंक्ति या पंक्तियों को चुनकर Format मेन्यू के Rows विकल्प के मेन्यू में Height आदेश को क्लिक करने से रो हाइट का डायलॉग बॉक्स प्राप्त होता है, जिसमें पंक्ति की ऊंचाई पॉइंटों (Points) में दी जाती है।

इस डायलॉग बॉक्स में उचित ऊंचाई सेट करके OK बटन को क्लिक कीजिए, जिससे चुनी हुई पंक्तियों की ऊंचाई उतनी ही सेट कर दी जाएगी। 

ऑटोफॉर्मॅट (AutoFormat) :

एमएस-एक्सेल की ऑटोफॉर्मॅट सुविधा द्वारा आप अपनी वर्कशीट के किसी भाग को सजा सकते है। इस सुविधा में सारणियों (Tables) के कुछ पहले से तय नमूनों के अनुसार सेटिंग की जाती है।

आप अपनी पसंद का नमूना चुनकर उसे अपनी वर्कशीट पर लागू कर सकते है। दिए हुए नमूनों को या तो आप ज्यों का त्यों अपना सकते है या उनकी किसी विशेषता को छोड़कर बाकी को लागू कर सकते है। 

ऑटोफॉर्मॅट करते समय कुछ सावधानी भी आवश्यक है, क्योंकि कई बार उसे Undo करना कठिन होता है। इसलिए ऑटोफॉर्मॅट का प्रयोग करने से पहले वर्कशीट को सुरक्षित कर लेना अच्छा रहता है। साथ ही फॉर्मेट करने के बाद उसे नए नाम से Save as आदेश द्वारा स्टोर करना भी अच्छा रहता है।

यदि आप कई नमूनों को लागू करके देखना चाहते है, तो उन्हें अलग-अलग नामों से स्टोर कीजिए, ताकि बाद में तुलना करके सबसे अच्छा रूप चुन सकें। 

ऑटोफॉर्मॅट करने की विधि निम्न प्रकार से है :-

• उस रेंज को चुनिए जिसे ऑटोफॉर्मॅट करना है। इस रेंज में मुख्य सारणी होना अच्छा रहेगा। यह रेंज जितनी छोटी हो उतना अच्छा है, लेकिन दूसरे सैलों पर इसका प्रभाव पड़ सकता है। वैसे आप पूरी वर्कशीट को भी चुन सकते है। 
• Format मेन्यू में Autoformat आदेश दीजिए, इस प्रकार करने से ऑटोफॉर्मॅट का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 
• इस डायलॉग बॉक्स में बायीं ओर की सूची में उपलब्ध फॉर्मेटों के नाम तथा उनके नमूने दिखाए जाते है। इस सूची को स्क्रॉल करके सभी नमूनों को देख सकते है। 

• जैसे ही कोई नूमना आपको अच्छा लगे उसे चुनकर OK बटन को क्लिक कीजिए। इससे आपकी वर्कशीट का चुना हुआ भाग उस नमूने के अनुसार फॉर्मेट कर दिया जाएगा। 

यद्यपि किसी वर्कशीट को एक्सेल की ऑटोफॉर्मॅट सुविधा के द्वारा फॉर्मेट करना सरल होता है, लेकिन सम्भव है कि आप उससे संतुष्ट न हो,  यह भी सम्भव है कि दिए हुए नमूनों में से कोई भी आपको पसंद न आए। ऐसी स्थिति में ऑटोफॉर्मॅट को Undo करके या बिना ऑटोफॉर्मॅट किए अपनी वर्कशीट को दूसरी उपलब्ध सुविधाओं के अनुसार संव्य फॉर्मेट कर लेना चाहिए। 

फॉण्ट आकार तथा स्टाइल बदलना (Changing Font Size and Style):-

आप किसी चुनी हुई रेंज में भरे हुए टेक्स्ट या डाटा का फॉण्ट, आकार तथा स्टाइल ठीक उसी प्रकार बदल सकते है, जिस प्रकार एमएस-वर्ड में बदला जाता है। इसमें या तो आप फॉर्मेटिंग टूलबार में दिए गए बटनों का  उपयोग कर सकते है या कुंजी पटल की शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग कर सकते है। 

फॉण्ट चुनने के लिए फॉर्मेटिंग टूलबार में Font Name ड्राप-डाउन लिस्ट का उपयोग किया जाता है और उनका आकार चुनने के लिए Size ड्राप-डाउन लिस्ट का उपयोग करते है। इसी प्रकार स्टाइल बदलने के लिए फॉर्मेटिंग टूलबार के Bold, Italic और Underline बटनों का उपयोग कर सकते है या कुंजी पटल में उनके बदले क्रमश: CTRL+ B, CTRL+ I, CTRL+U शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग कर सकते है। 

फॉर्मेटिंग के अधिकांश फॉण्ट संबंधी विकल्प फॉर्मेटिंग टूलबार में उपलब्ध है। यदि आप और अधिक विकल्प चाहते है, तो सैलों का चुनकर Format मेन्यू में Cells आदेश से मिलने वाले डायलॉग बॉक्स में Font टैबशीट का उपयोग करना चाहिए। 

सामग्री को एलाइन करना (Aligning Contents) :-

सैल या रेंज में भरी गयी सामग्री को अपनी सुविधा के अनुसार किसी भी सीध में लगा सकते है। General फॉण्ट में सामान्यतया टेक्स्ट डाटा को बायीं ओर से तथा संख्याओं को दायीं ओर से लगाकर दिखाया जाता है। आप चाहे तो इसे बदल सकते है।

इसके लिए फॉर्मेटिंग टूलबार में तीन बटन उपलब्ध है -Align Left, Align Center तथा Align Right . आप सैलों को चुनकर अपनी इच्छानुसार इन बटनों को क्लिक करके लागू कर सकते है। 

इनके अलावा अन्य कई विकल्प Format Cells डायलॉग बॉक्स की Alignment टैबशीट में उपलब्ध है।

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टेक्स्ट को कई कॉलमों के बीच लगाना (Centering Text Across Columns) :-

टेक्स्ट या शीर्षक कई कॉलमों में इस प्रकार स्थापित हो कि वह सामग्री के बीचों बीच दिखायी पड़ेगा। यह कार्य कॉलम चौड़ाईया घटा-बढ़ाकर भी अच्छी तरह नहीं किया जा सकता। इसके लिए विशेष आदेश का उपयोग करना पड़ता है। यह आदेश Merge and Center बटन के रूप में फॉर्मेटिंग टूलबार में उपलब्ध है।

रेंज को चुनकर उसके सबसे पहले अर्थात सक्रिय सैल में भरे गए टेक्स्ट को यह बटन दबाकर रेंज के बीचोबीच सेट कर सकते है। यह आदेश Format Cells के डायलॉग बॉक्स की Alignment टैबशीट में भी उपलब्ध है। 

इस सुविधा का ठीक-ठीक उपयोग करने के लिए यह आवश्यक है कि वह टेक्स्ट चुनी हुई रेंज के सक्रिय सैल में भरा हो तथा अन्य सभी सैल खाली हो। यदि बाकी सैल खाली नहीं होंगे, तो उनका डाटा नष्ट हो जाएगा। 

सीमा रेखाएं खींचना (Drawing Borders) :-

वर्कशीट के किसी भाग को उभारने, दूसरे भागों से अलग दिखाने, योगों (Totals) तथा अनुयोगों (Subtotals) को विशेष तौर पर दिखाने या केवल वर्कशीट में बनायी गई किसी टेबिल की सुंदरता बढ़ाने के लिए आप सैलों के ऊपर-नीचे, दाएं-बाएं सीमा रेखाएं भी खींच सकते है। इस कार्य के लिए हम फॉर्मेटिंग टूलबार में उपलब्ध बटनों का प्रयोग करते है, इसकी विधि निम्न प्रकार से है :-

• उस सैल या रेंज को चुन लीजिए, जिसकी सीमा रेखा आप खींचना चाहते है। 
• फॉर्मेटिंग टूलबार में Borders बटन के तीर को क्लिक कीजिए। इस प्रकार आपकी स्क्रीन पर सीमा रेखाओं की पट्टी (Borders Palette) खुल जाएगी, जिसमें सभी उपलब्ध बटन दिए गए होते है। 
• सीमा रेखा पट्टी में अपनी इच्छित सीमा रेखा स्टाइल के बटन को क्लिक कीजिए। 

आप चाहें तो उन्हीं सैलों पर एक से अधिक स्टाइलों को भी लागू कर सकते है, जिससे उन सैलों पर दोनों स्टाइलों का सम्मिलित प्रभाव पड़ेगा। यदि आप सीमा रेखा पट्टी में उपलब्ध स्टाइलों से संतुष्ट नहीं है,  तो आप अपनी अलग स्टाइल भी बना सकते है और मन चाही सीमा रेखाएं खींच सकते है।

इसमें Format Cells डायलॉग बॉक्स की Border टैबशीट का उपयोग किया जाता है। 

जिन सैलों की सीमा रेखाएं आप बनाना चाहते है, उन्हें चुनकर इस डायलॉग बॉक्स को खोलिए और Border टैबशीट पर आइए। इस टैबशीट में अन्य कई प्रकार की सीमा रेखाओं के साथ तिरछी (Diagonal) रेखाएं खींचने की सुविधा भी उपलब्ध है।

इतना ही नहीं Style बॉक्स में आप रेखाओं का स्वरूप और मोटाई भी चुन सकते है। आपके द्वारा बनायीं गयी सीमा रेखाएं बीच के बॉक्स में दिखाई देगा। संतुष्ट होने पर OK बटन को क्लिक कीजिए, इसमें वह स्टाइल चुने हुए सैलों पर लागू हो जायेगी। 

पेज सेट करना (Setting Page) :-

एक्सेल में आपको वर्कशीट में ही पेज खत्म होने के संकेत मिलते है और यह भी पता चला जाता है कि एक पेज में कितनी सामग्री जा सकती है। इसके लिए नयी वर्कशीट बनाते समय उसके पेज की लम्बाई-चौड़ाई तय कर देना अच्छा रहता है। इसके लिए File मेन्यू में Page Setup आदेश दीजिए, जिससे आपकी स्क्रीन पर सेटअप का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। 

इस डायलॉग बॉक्स में चार तब टैबशीट है। जिनमें से पहली तीन टैबशीटों में क्रमश: पेज, हाशियों तथा हैडर/फूटर सूचनाएं दी जाती है, जो एमएस-वर्ड से मिलती जुलती है। इसके Scaling भाग में दो रेडियो बटन होते है। इनमें से पहले रेडियो बटन Adjust to को सेट करके और उसके स्पिन बॉक्स में प्रतिशत में स्केलिंग फैक्टर सेट करके सामग्री को छाप सकते है।

100% स्केलिंग फैक्टर का अर्थ है- समान आकार अर्थात जितना आपने सेट किया है। 50% का अर्थ है- आधे आकार में अर्थात छोटे अक्षर। इसी प्रकार आप अन्य प्रतिशतों के बारे में समझ सकते है। प्रतिशत घटा देने से एक पृष्ट पर अधिक सामग्री छापी जा सकती है। 

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यदि आप चाहते है कि सारी सामग्री कुछ निश्चित संख्या में पृष्ठों पर छाप दी जाये, भले ही अक्षर कितने भी छोटे या बड़े आये, तो स्केलिंग भाग के दूसरे रेडियो बटन Fit to को सेट करके उसके स्पिन बॉक्सों में क्रमश: चौडाई और लम्बाई में पृष्ठों की संख्या सेट कर सकते है। 

सभी आवश्यक सेटिंग करने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिए। इस डायलॉग बॉक्स में Print बटन क्लिक करके वर्कशीट को छाप भी सकते है तथा Print Preview आदेश दे सकते है। 

पेज ब्रेक डालना तथा हटाना (Inserting and Removing Page Breaks) :-

एमएस-एक्सेल में आपके द्वारा सेट किए गए अथवा डिफ़ॉल्ट पेज सेटअप के अनुसार प्रत्येक पृष्ठ पूरा होने पर उनकी सीमा स्वंय ही बता दी जाती है, जो हमें टूटी रेखा (Dashed Line) के रूप में दिखायी देती है। लेकिन कभी कभी बीच में ही पेज समाप्त करने के लिए उस सैल को सक्रिय कीजिए, जो इच्छित सीमा रेखा के ठीक दाएं और ठीक नीचे हो।

Insert मेन्यू में Page Break आदेश दीजिए। ऐसा करते ही चुने हुए सैल के ऊपर और बाएं पृष्ठों की सीमा रेखाओं को बताने वाली टूटी लाइने दिखायी पड़ेगी। 

पेज ब्रेक को हटाने के लिए उसी सैल को सक्रिय करके Insert मेन्यू में Remove Page Break आदेश दीजिए, जो Page Break आदेश की जगह आ जाएगा। 

वर्कशीट को छपवाना (Printing a Worksheet) :-

एमएस-वर्ड के दस्तावेजों की तरह एक्सेल की वर्कशीटों को भी आप स्टैण्डर्ड टूलबार के Print बटन या File मेन्यू के Print आदेश द्वारा छपवा सकते है। सामान्य तौर पर किसी  वर्कशीट का उतना ही भाग छापा जाता है, जितने में डाटा भरा होता है अर्थात सैल A1 से उस अंतिम पंक्ति और कॉलम तक जिसमें कोई डाटा भरा होता है। 

वर्कशीट को छापने के लिए File मेन्यू में Print आदेश दीजिए, इससे Print डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा। इस डायलॉग बॉक्स के Print what भाग में Active Worksheet(s) रेडियो बटन को सेट कर दीजिए, प्रिंटर और प्रतियों की संख्या आदि के बारे में आवश्यक सेटिंग करने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिए।

इस प्रकार यह आपकी वर्कशीट में छाप जाएगी। Preview बटन को क्लिक करके आप प्रिंट से पहले भी देख सकते है। 

यदि आप किसी चुने हुए भाग को ही छापना चाहते है, तो उस भाग को चुनकर File I Print आदेश दीजिए। इससे प्राप्त होने वाले Print डायलॉग बॉक्स के Print What भाग में Selection रेडियो बटन को सेट कर दीजिए। इससे केवल चुना हुआ भाग ही प्रिंट हो जाएगा। 

इस छपी हुई वर्कशीट में सैलों को अलग अलग दिखाने वाली ग्रिड लाइनें (Gridlines) दिखायी नहीं दे रही है, बल्कि केवल वे सीमा रेखाएं छापी गयी है, इस प्रकार पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स की Sheet टैबशीट में Gridlines चेक बॉक्स को सेट कर दीजिए। 

प्रिंट एरिया सेट करना (Setting Print Area) :-

किसी वर्कशीट के एक निश्चित चुने हुए भाग को ही छापना चाहते है, लेकिन Print डायलॉग बॉक्स में Selection विकल्प को सेट करना भूल जाते है। जिससे सारी वर्कशीट छाप दी जाती है और हमारा समय नष्ट होता है।

इस समस्या से बचने के लिए प्रिंट किया जाने वाला एरिया पहले ही सेट कर देना अच्छा रहता है। ऐसा करके आप केवल Print आदेश देकर वर्कशीट के आवश्यक भाग को छाप सकते है। 

प्रिंट एरिया सेट करने की दो विधियां है। पहली विधि में उस भाग को चुनकर File मेन्यू के Print Area विकल्प के मेन्यू में Set Print Area आदेश दिया जाता है। यह आदेश देने से पुराना सेट किया हुआ प्रिंट एरिया रद्द हो जाता है और चुनी हुई रेंज को प्रिंट एरिया बना दिया जाता है।

यदि आप इस सेटिंग को केवल रद्द करना चाहते है अर्थात सारी वर्कशीट को छपवाना चाहते है, तो मेन्यू में Clear Print Area आदेश देना चाहिए। 

प्रिंट एरिया सेट करने की दूसरी विधि में पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स का उपयोग किया जाता है। इस डायलॉग बॉक्स की Sheet टैबशीट में Print Area टेक्स्ट बॉक्स में आप प्रिंट एरिया की रेंज भर सकते है। 

इस टैबशीट में आप वर्कशीट छापने के संबंध में कुछ अन्य सूचनाएँ भी दे सकते है, जैसे प्रिंट के हर पृष्ठ पर दोहराई अर्थात छापी जाने वाली पंक्तियां तथा कॉलम, ग्रिड लाइन छापना चाहते है या नहीं तथा यदि सामग्री एक पेज में नहीं आ पाती तो प्रिंट क्रम आदि। समस्त सेटिंग करके OK बटन को क्लिक करने से आपकी सेटिंग लागू हो जाती है। 

निष्कर्ष :-

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Source: MS-EXCEL